Konzept : Geodaten für SDE sammeln

Hallo.

Ich arbeite in einer Gemeinde und haben unsere Geodaten auf Servern im Dateisystem abgelegt. Jede Abteilung hat dort ihren Ordner (ihre Freigage) wo sie ihre erstellten Daten ablegen kann. Vor einiger Zeit haben wir uns eine SDE angeschafft und installiert. Dort sind bisher nur Testdaten sowie Rasterdaten geladen. Jetzt kommen wir zu den Punkt, dass wir unsere Vektordaten in die SDE reinladen wollen. Da wir mit Sicherheit nicht alle Vektordaten brauchen werden, wollte ich die Fachbereiche darauf ansprechen, mit welchen Daten sie regelmäßig arbeiten und welche wichtig sind. So kommen erstmal nur die wichtigsten Daten in die SDE.
Jetzt frage ich mich, über welchen Weg spricht man die Fachbereiche darauf an. Ich muss mir jetzt ein Konzept überlegen. Vielleicht kann man das über ein PDF machen, das die Fachbereiche ihre Daten dort eintragen oder etc...

Hat jemand von euch ähnliche Erfahrungen gemacht und welchen Weg seid ihr gegangen. Bitte um Hifle.

MFG

Sebastian